Giao tiếp là một kỹ năng có thể học và thực hành.
Nếu bạn luyện tập thường xuyên, bạn sẽ nói chuyện thuyết phục hơn và có khả năng ảnh hưởng đến bất kỳ ai trong mọi tình huống, từ lãnh đạo đến đồng nghiệp cho đến khách hàng.
Đầu tiên, giao tiếp tốt cần có sự chuẩn bị. Bạn cần phải cẩn thận và suy nghĩ kỹ trước khi nói. Điều này giúp bạn không rơi vào những tình huống xấu hổ.
Bạn nên viết ra những điều quan trọng mà bạn muốn nói để không bỏ sót bất kỳ điểm quan trọng nào. Khi bạn dành nhiều thời gian để chuẩn bị cho các cuộc họp quan trọng, bạn bày tỏ tất cả những gì bạn muốn nói và có khả năng phản ứng nhanh trong những tình huống bất ngờ hoặc bối rối.
Lựa chọn thời điểm thích hợp để nói chuyện sẽ giúp bạn có được kết quả như mong muốn.
Ví dụ, nếu bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một vấn đề, đừng chọn thời điểm mà họ phải làm việc đó. Lúc này, họ sẽ không có thời gian và suy nghĩ để giúp bạn.
Trước khi nói, hãy quan sát tâm trạng và khả năng tiếp thu của người bạn muốn trò chuyện.
Khi tâm trạng tốt, con người ta sẽ mở lòng và cởi mở với ý kiến của người khác. Căng thẳng, mệt mỏi, lo lắng có thể khiến họ không thể tập trung và nói năng khó chịu.
Do đó, bạn nên bắt đầu cuộc trò chuyện bằng câu hỏi như “Bạn có rảnh để nói chuyện không?”, “Bạn có thể cho tôi 5 phút được không?”. Nếu họ bận, bạn nên hẹn thời gian khác thuận tiện cho họ.
Cần loại bỏ các rào cản đối với giao tiếp như âm nhạc, tiếng ồn, ánh sáng quá chói, tranh ảnh gây mất tập trung, người ra vào thường xuyên.
Điều này làm cho cuộc trò chuyện trở nên dễ dàng và tập trung hơn, đặc biệt là khi bạn cần nói chuyện để giải quyết các vấn đề quan trọng.
Hãy nhớ rằng, một cuộc trò chuyện kéo dài 5 phút sẽ giúp bạn giải quyết một cuộc trò chuyện kéo dài hơn 30 phút bị gián đoạn bởi các yếu tố xung quanh.
Sự rõ ràng của câu chuyện có thể giúp bạn tránh hiểu lầm trong giao tiếp và cho mọi người hiểu rõ ràng về những gì bạn muốn. Để làm được điều này, bạn cần ghi nhớ ba nguyên tắc.
Đầu tiên, bạn nên nói suy nghĩ của mình, sử dụng các từ và cụm từ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu.
Thứ hai, nói những gì bạn muốn nói, và trình bày các yêu cầu, ý kiến và mong muốn của bạn một cách rõ ràng và trực tiếp.
Cuối cùng, hãy nói cho tôi biết bạn cảm thấy thế nào. Bạn cần nói chậm và sử dụng các cụm từ thông dụng để diễn đạt suy nghĩ của mình.
Để cuộc trò chuyện có kết quả như mong muốn, bạn cần đặt mình vào tâm trạng và hoàn cảnh của người đối thoại để hiểu rõ hơn về họ. Lắng nghe có thể giúp bạn hiểu những gì họ nói và những gì họ không nói.
Để làm quen với đối phương, bạn cần tập trung vào người đang nói và nghiêng người về phía trước.
Điều này cho thấy rằng bạn đang lắng nghe họ. Không ngắt lời, bình luận hoặc bình luận khi họ đang nói. Khi người nói vừa nói xong, không nên trả lời ngay.
Tạm dừng một chút trước khi nói giúp bạn hiểu người nói ở cấp độ cao hơn. Bạn không nên nghĩ rằng bạn hiểu tất cả những gì bạn vừa nghe. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngại hỏi lại: "Ý bạn là ...?".
Nếu bạn không chắc mình đã nghe những gì, hãy lặp lại các từ để xác nhận với người nói.
Ví dụ: "Bạn nói ... điều này có đúng không?".
Những câu hỏi này có thể giúp bạn tránh hiểu lầm và cũng thể hiện sự quan tâm và lắng nghe của bạn.
Mọi người đều cần thời gian để tiếp thu thông tin mới, đặc biệt là thông tin hoặc ý kiến yêu cầu họ thay đổi thói quen hoặc thái độ của mình.
Mọi người nói "không" với những thay đổi hoặc ý tưởng mới là điều tự nhiên.
Vì vậy, hãy cho người nghe khoảng 72 giờ để tiếp nhận và suy nghĩ về thông tin này.
Vì bản chất con người là không thích thay đổi, nên khi mở ra những ý tưởng mới, bạn nên chọn cách tiếp cận này: "Tôi đang nghĩ nếu tôi có thể làm được thì đây là cách giải quyết vấn đề. Bạn cảm thấy thế nào?".
Khi bạn không áp đặt ý kiến của mình, người nghe sẽ thấy cởi mở và thoải mái hơn khi lắng nghe bạn.
Cuối cùng, để giao tiếp tốt, bạn phải tập trung vào người đối thoại và tập trung vào câu chuyện.
Hãy cởi mở, thân thiện và lịch sự để những cuộc gặp gỡ không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề mà còn dẫn đến những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc và cuộc sống.
Admin Alojob
